Se você é gerente de projeto, provavelmente já ouviu o termo “métricas de KPI”. E embora essas palavras sejam ditas com uma certa frequência, você pode se surpreender quando entender que essas métricas talvez não existam de fato. De forma geral, KPI e métricas são dois conceitos diferentes, mas que andam juntos.
Neste artigo, definiremos o que são KPI e métricas para que você possa entender melhor como usá-las para sua vantagem.
O que são KPIs?
KPI significa indicadores-chave de desempenho. Um KPI é um valor mensurável que as empresas usam para representar a eficácia com que estão alcançando seus objetivos de negócios. As organizações usam KPIs para medir seu sucesso em atingir diferentes objetivos e estes podem se espalhar por setores, empresas, departamentos e até tarefas individuais.
Exemplos de KPI
Definições podem ser boas, mas exemplos as vezes nos fazem entender um conceito de forma ainda mais fácil. Digamos que você seja gerente de uma grande loja de varejo e tenha pouco produto entre os meses de novembro e dezembro. Um KPI pode ser a quantidade de pessoas que entraram na loja versus a quantidade de pessoas que realmente compraram um item, por exemplo. A partir daí, você pode usar essas informações para comparar com outros meses como foi esse desempenho e solicitar seu novo produto de acordo com as informações encontradas.
Vamos traduzir isso para a função de gerente de projeto. Em geral, os KPIs se enquadram em uma das quatro seguintes categorias:
- Custos
O custo orçado da programação do trabalho, também conhecido como valor planejado, é o custo estimado para o seu projeto – muito importante para um gerente de projetos. Esse KPI permite que você identifique a posição do seu projeto em relação ao quanto foi gasto e quanto precisou ser gasto.
- Linha do tempo
O KPI mais comum para a linha do tempo de um gerente de projeto é o horário planejado versus o horário trabalhado. No início de um projeto, você deve ter uma boa ideia de quantas horas de trabalho serão necessárias para a conclusão do projeto.
- Renda
Os KPIs no que diz respeito à renda são bastante diretos. O mais comum e sem dúvida o mais importante é o retorno do investimento.
- Variação
Como gerente de projeto, é importante que sua equipe esteja de acordo com as estimativas de tempo e orçamento e relate quaisquer variações.
Em termos de KPIs, é melhor usar uma combinação para ter uma visão o mais ampla possível. Seus KPIs também devem ser claros para todos os membros da equipe e partes interessadas desde o início e comunicados ao longo de todo o processo.
O que é uma métrica?
Embora o KPI e as métricas estejam relacionados, eles são duas medidas diferentes. Uma métrica é simplesmente um número dentro de um KPI para ajudar a acompanhar o desempenho e a progressão. As métricas são usadas para rastrear e avaliar a progressão ou o status de um processo específico. Como os KPIs, as métricas são quantificáveis e precisam ser bem definidas.
Apenas para entender melhor, vamos usar os exemplos de KPIs acima e listar as métricas que cabem em cada um.
- Custos
Parece bem complicado, então aqui está um exemplo. Uma fórmula comum para ajudar a identificar o custo orçado da programação do trabalho é (% do projeto concluído) x (orçamento total). Agora, digamos que seu orçamento para o projeto seja de US R$ 100.000 e você calculou que já concluiu cerca de 20% do projeto até o momento. Sua equação ficará assim: (0,20) x (R$ 100.000) = R$ 20.000. Nesse ponto, se você gastou mais de US $ 20.000, sabe que está com um orçamento excedente.
- Linha do tempo
Essa métrica não será aplicada até o final do projeto, mas você comparará as horas planejadas versus as horas reais de trabalho de cada membro da equipe. O número que você cria é sua métrica. Se você calculou com precisão, não haverá muita diferença entre os dois números comparados. Se você não fez uma estimativa precisa, os números variam muito.
- Renda
Essa fórmula é bem simples. Tudo o que você precisa fazer é dividir sua renda total obtida pelo custo total. Se você está no negativo, algo deu muito errado ao longo do caminho.
- Variação
Para acompanhar suas estimativas, você pode usar a variação de programação. Essa ideia envolve que você pegue seu valor planejado (orçamento estimado dividido pelo total de horas planejadas) e subtraia-o do valor agregado (custo total até agora dividido pelo total de horas trabalhadas até o momento).
No artigo da semana que vem trabalharemos alguns exemplos de métricas que ajudarão ainda mais no entendimento deste conceito. Não deixe de acompanhar.