A gestão do inventário também se mostra relevante para manter um equilíbrio de estoque nos armazéns. Já pensou em perder uma venda porque um produto não está disponível em estoque? Esse é o tipo de problema que direciona o consumidor para outros fornecedores e reduz a lucratividade do negócio. Ao controlar o inventário, o atendimento oferecido ao cliente melhora e o entendimento do que a empresa está vendendo cresce, o que facilita as transações.
No entanto, muitos empresários têm dificuldade em definir qual o melhor momento para fazer o controle do inventário. Definir com qual frequência o processo deve ser executado é uma importante consideração, que deve ser feita com cautela, já que varia de empresa para empresa. Entenda as principais opções.
A contagem em ciclos enumera diariamente os itens do inventário, em pequenas remessas. Esse processo só é possível através do uso de softwares, que alertam a entrada e saída de qualquer mercadoria do sistema. À medida que o produto passa pelas diversas transações dentro da loja – recebimento, venda, troca, etc. –, seu status é modificado no sistema e essa informação pode ser facilmente acessada por qualquer usuário. Dessa forma, os funcionários vão realizando pequenas verificações ao longo do ano, sem interromper o horário de funcionamento da loja e podem se antecipar para possíveis esgotamentos ou sobrecarga do espaço. O grande diferencial desse processo é que ele oferece uma rotina sem grande volume de trabalho, garantindo resultados rápidos e precisos.
Contagem Periódica
Outras empresas optam por checar o inventário de forma periódica. Esse é um método de avaliação em que a contagem física do estoque é realizada em intervalos específicos, não muito distantes entre si, mas não diariamente. Por esse método, um período de tempo será definido – uma semana, um mês ou mais -, e a análise será feita apenas para esse espaço de tempo. Acessando o estoque no início do período e o volume de compras e vendas realizadas até o último dia, é possível atualizar o inventário do negócio, com informações que serão registradas no balanço patrimonial do negócio.
Com este método de avaliação fica muito mais difícil rastrear quais itens individuais foram vendidos, trocados ou extraviados. No entanto, uma referência cruzada pode ser feita com a receita para a obtenção de uma estimativa aproximada de vendas. A contagem periódica, na maioria das vezes, tende a ser menos popular do que a permanente.
Contagem Sazonal
Outro método utilizado é o sazonal, que faz a contagem do inventário em intervalos mais longos de tempo. A razão de sua utilização é influenciada pelo produto que é comercializado. Várias mercadorias são impactadas com o passar do tempo, que pode gerar uma mudança de tendências de consumo ou deteriorar o produto.
No mercado de moda, por exemplo, algumas empresas realizam a contagem do inventário quando uma temporada ou estação é encerrada. Dessa forma, fica mais fácil para o empresário ver quais produtos foram mais vendidos e quais ainda permanecem em estoque, e como ele deverá se organizar para a nova estação que se aproxima. Já as lojas que vendem itens perecíveis, como mercearias e supermercados, precisam verificar se nenhuma mercadoria excedeu o prazo de validade, para que nenhuma regra de proteção à saúde do consumidor seja violada.
Contagem Anual
A realização de um inventário anual é comum quando as empresas não usam procedimentos e softwares na contagem de mercadorias, ou quando possuem uma pequena quantidade de itens. Essa análise, por abranger um período de tempo maior, abre espaço para o erro, se tornando a menos indicada – ainda que seja uma boa opção para empresas que não realizam nenhum controle de inventário.
Algumas companhias, inclusive, se engajam tanto no processo que realizam a contagem anual em conjunto com a contagem permanente. Essa alternativa permite o gerenciamento mais atento do inventário, com uma boa atualização de registros contábeis, conferência dos valores obtidos pelos diferentes modelos e a verificação da eficácia de ambos.
Independentemente do método, o importante é começar. A implementação de um programa efetivo de contagem de inventário possibilita a detecção de erros e ineficiências no processo de vendas, melhora a precisão e a produtividade e oferece um atendimento mais certeiro ao cliente. O que vale é iniciar o controle e, aí sim, descobrir qual método se adequa melhor a sua realidade.