Um sólido processo de comunicação empresarial é essencial para a felicidade de seus funcionários e clientes. Em última análise, a opção leva à estabilidade financeira, além de trazer vários outros benefícios, como já discutimos em nosso último artigo.
Um estudo realizado pela empresa OneReport concluiu que 29% dos funcionários norte-americanos acreditam que suas atuais ferramentas internas de comunicação não funcionam da forma que deveriam (ou sequer funcionam).
Aqui estão algumas das razões listadas (a legenda apresenta as informações em português):I
Em azul: A companhia não inclui o funcionário em anúncios internos;
Em violeta: A comunicação parece desonesta;
Em rosa: O funcionário trabalha remotamente e acredita que informações são passadas presencialmente.
Dados irrelevantes, exclusão, desonestidade e falta de acesso a informações importantes são aspectos que a sua equipe provavelmente já experimentou. Um estudo realizado pela Salesforce concluiu que 86% dos executivos, funcionários e educadores consideram a comunicação ineficiente como a razão por trás de falhas no local de trabalho.
Neste contexto, não podemos mais ignorar a importância do trabalho em equipe e seu impacto na produtividade, envolvimento e defesa dos funcionários. Assim, preparamos um artigo que poderá ajudá-lo nesse processo. Na sequência, estão apresentadas as etapas que você e o seu negócio podem seguir para garantir um processo de comunicação empresarial bem-sucedido. Confira!
1) Faça uma auditoria do seu estado atual de comunicação empresarial e estabeleça metas
Não importa o estágio do seu negócio, você precisa de um plano de comunicação empresarial. No entanto, esse plano se tornará muito mais útil se você se concentrar nas áreas que precisam de melhorias maiores e trabalhar em outras posteriormente.
Como exemplo, na sequência são apresentadas algumas das principais razões pelas quais a sua comunicação precisa ser revisitada:
- Baixa satisfação dos funcionários ou alta rotatividade;
- Resultados abaixo do esperado em vários setores da empresa;
- Crescimento rápido que pode levar à perda de informação;
- Falta de transparência nas informações, devido ao trabalho remoto.
A sua empresa possivelmente pode experimentar mais de uma das situações citadas acima, ou um cenário completamente diferente. Dessa forma, é necessário identifica-lo e definir metas para um processo de comunicação empresarial com base neste contexto expecífico. Seus objetivos devem incluir:
- Rotatividade específica de funcionários ou taxa de satisfação;
- Taxa de satisfação do cliente;
- Número de projetos concluídos;
- Número de interações entre departamentos
…e mais.
2) Identifique grupos principais em sua organização e como se relacionam
Examine a estrutura de sua organização e todos os grupos envolvidos em sua capacidade de funcionar. Após reunida essa informação, entenda quais grupos precisam do outro para funcionar. Esse trabalho deve incluir:
- Classificação horizontal, ou seja, departamentos (operações, marketing, design, recursos humanos, vendas, suporte ao cliente, finanças, entre outros);
- Classificação vertical: profissionais em equipes, líderes de equipe, gerentes de departamento, executivos;
- Grupos externos: clientes, fornecedores e parceiros.
A partir daqui, considere o trabalho que estes grupos realizam em uma base contínua e os resultados esperados deles. Mapeie a maneira como eles devem se comunicar para que seus trabalhos sejam concluídos. Dependendo do tamanho da sua empresa, essa pode ser uma tarefa árdua, portanto, será necessário tempo. Algumas das principais perguntas a serem respondidas neste momento são:
- Quais equipes e pessoas devem se comunicar diariamente? E semanalmente? Ou mensalmente?
- Que tipo de comunicação só acontece quando há uma crise em andamento?
- Como os gerentes e líderes de equipe estão mantendo o progresso em seus departamentos? Como os relatórios funcionam?
- Algum acervo está disponível para reduzir reuniões e conversas desnecessárias? Algum manual de trabalho foi desenvolvido?
- Quais projetos e processos precisam de aprovação de outras pessoas na empresa? Como as aprovações são solicitadas e facilitadas?
Estas respostas devem fornecer uma visão da quantidade mínima necessária de e-mails, mensagens, chamadas, reuniões e documentos para que tudo aconteça no período de tempo designado.
3) Defina métodos de comunicação
Em seguida, escolha os métodos de comunicação que se alinham com suas metas de comunicação de negócios, bem como as interações entre grupos principais em sua empresa. Revise a lista de métodos de comunicação que discutimos anteriormente e certifique-se de adicionar algo exclusivo à sua empresa:
- Comunicação baseada na Web;
- Reuniões telefônicas;
- Vídeo conferência;
- Reuniões presenciais;
- Relatórios e documentos oficiais;
- Apresentações;
- Fóruns;
- Pesquisas;
- Atividades de gerenciamento de clientes.
Quais deles são essenciais para a sua organização atingir seus objetivos? O que é opcional e pode encontrar resistência na adoção? Quais criam o risco de adicionar muitas ferramentas e devem ser simplificadas?
Seja realista sobre suas necessidades específicas.
Por exemplo, uma startup com 5 pessoas, onde todos trabalham no mesmo escritório, provavelmente se concentrará em comunicação baseada em web, reuniões cara a cara e gestão de clientes. Já uma empresa de 50 pessoas totalmente remota investirá mais recursos em telefone e videoconferência e em documentar as informações para poder acompanhar de maneira diligente seus processos. Por fim, uma empresa global provavelmente usará todos os métodos de comunicação listados e terá equipes dedicadas a cada um deles.
4) Escolha as ferramentas certas
Não há manual que defina quais ferramentas são melhores para cada finalidade. Gmail vs. Outlook. Google Drive vs. Dropbox. Entre várias outras opções. As batalhas continuam, mas sua escolha depende inteiramente da sua preferência e de sua força de trabalho. Embora não caiba fornecer aqui uma lista de ferramentas de softwares, podemos compartilhar essas dicas quando se trata de selecionar as ferramentas certas:
- Use o armazenamento em nuvem para preservar documentos importantes e outros dados. Ative a sincronização automática e o backup para evitar erros humanos e esquecer de salvar manualmente as informações nele;
- Use uma única plataforma para emails e calendários;
- Use uma única ferramenta para mensagens de bate-papo;
- Implemente um sistema de telefonia VoIP comercial confiável e fácil de usar, se muitas de suas reuniões acontecerem remotamente;
- Desenvolva diretrizes de marca e editoriais que detalham o tom de voz e o uso de elementos de marca. Desta forma, toda a comunicação é unificada, interna e externamente.
5) Documente o processo
Por fim, observe tudo o que você faz ao longo dessa configuração e reúna o processo em um documento compartilhado que seja visível para toda a organização. Dessa forma, cada funcionário pode se referir a um plano de comunicação desenvolvido intencionalmente e decidir a melhor ação para a situação em que está inserido. O documento também ajudará os funcionários recém-integrados a compreenderem facilmente todas as ferramentas e as melhores práticas de comunicação.
O sucesso da sua empresa começa com a comunicação. A comunicação deficiente envolve muitos riscos para uma organização, enquanto que, quando realizada de forma eficiente, traz oportunidades para o envolvimento e desenvolvimento de funcionários e clientes. Cria clareza, resultados mais significativos e o principal – lucro.
E para finalizar, se você tem um sistema de comunicação empresarial em vigor ou ainda está para estabelecer um, lembre-se de:
- Definir e revisitar seus objetivos de comunicação como uma empresa com base no estado atual de comunicação em sua empresa;
- Identificar todos os envolvidos nos processos que fazem a sua empresa funcionar;
- Analisar suas necessidades de comunicação e identificar métodos que possibilitem o fluxo de informações;
- Procurar as ferramentas e plataformas mais adequadas que possibilitarão os métodos identificados;
- Compartilhar essa configuração de forma transparente com toda a organização.
Como resultado, você encontrará profissionais motivados e produtivos para trabalhar em projetos e criar resultados significativos para o benefício de todos os envolvidos.