Na última década, mais e mais empresas desenvolveram um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) para beneficiar seus negócios. Quando você configura esse tipo de escritório corretamente, essa tática pode ajudá-lo a se tornar uma empresa mais eficiente e produtiva. Mas para começar, você deve aprender mais sobre como de fato funciona o gerenciamento de projetos – exemplos empresariais, como configurar um e como treinar seus funcionários. Entenda mais sobre o assunto neste artigo que preparamos!
O que é um PMO?
A definição de PMO significa essencialmente um grupo interno ou externo de uma empresa. Esse grupo é responsável por executar as melhores práticas para gerenciar os projetos ali presentes. Vale indicar que nos últimos 10 anos, os escritórios de gerenciamento de projetos quase dobraram.
O significado do PMO também envolve rastrear as direções e o status do projeto para cada grupo. Esse tipo de sistema faz entender que as metas e técnicas de uma organização podem ser replicadas e repetidas por grupos adicionais. Quando alguém precisa de ajuda para saber como executar uma meta de projeto ou a política correta, este escritório funciona como um guia de conduta de trabalho.
Além de todas essas tarefas, o escritório de gerenciamento de projetos é responsável por armazenar orientações para os gerentes e a documentação do projeto. Eles também organizam as métricas envolvidas na execução do projeto, para que os gerentes saibam quais são seus objetivos e quando devem concluir seus projetos. Em suma, esses escritórios trabalham para agregar valor à organização, às partes interessadas e a cada programa.
No futuro, o papel de um PMO poderá mudar à medida que novos programas de software, técnicas digitais e inteligência artificial transformarem a face do mundo dos negócios.
Exemplos de PMO – Como funciona na prática?
Depois de entender o significado e a definição do PMO, o próximo passo é determinar como esse processo se daria em seu escritório. Para identificar a melhor maneira de fazer isso, identifique alguns exemplos diferentes de PMO que você acha que podem funcionar para suas necessidades. Esse escritório deve ser eficaz e agregar valor à organização, ou pode acabar se tornando uma parcela cara e desnecessária para o seu negócio.
Um bom exemplo a ser dado neste momento são as empresas de tecnologia da informação (TI). Empresas de TI configuram PMOs em diferentes níveis para programas estratégicos da área, iniciativas em nível de programa e recursos humanos (RH). Em seguida, a organização cria uma divisão de infraestrutura técnica para serviços de hospedagem na web.
Infelizmente, o departamento de tecnologia da web pode sofrer com o gerenciamento de projetos inadequados, mesmo quando há muito talento na equipe. Sem orientação e direção adequadas, os trabalhadores geralmente perdem os prazos e novos projetos podem começar aleatoriamente, sem nenhum motivo. É possível ainda que o departamento não possua uma filosofia estruturada de comportamento, executando o gerenciamento de projetos de maneira aleatória.
Ao invés do departamento perder várias datas e marcos do projeto, os gerentes seniores devem criar uma equipe para implementar novos processos de gerenciamento de projetos. Em breve, diferentes gerentes de projeto estarão disponíveis para apoiar as equipes de um grupo específico e organizado. À medida que a equipe assume novas tarefas, a quantidade certa de recursos de gerenciamento de projetos será desviada para eles.
Para projetos complexos, gerentes de projeto individuais devem ser atribuídos a cada projeto. Enquanto uma parte separada do escritório de gerenciamento de projetos é dedicada a rastrear as solicitações de serviço do departamento de TI, outras asseguram a execução de transferências internas de orçamento e previsões de orçamento.
Essas novas mudanças formam essencialmente um PMO e levam a várias melhorias. Embora ainda haja alguns problemas nos projetos, eles poderão resolver seus problemas e comunicá-los aos gerentes com muito mais eficiência. Os membros da equipe podem obter ajuda com prazos iminentes antes que os prazos sejam realmente perdidos.
A nova abordagem ao gerenciamento de projetos também ajuda no gerenciamento de recursos e no planejamento futuro de projetos futuros. Ter uma equipe de PMO significa que uma organização pode dividir projetos dentro de seus recursos todos os meses, da maneira mais eficaz. A organização pode deixar de ter projetos mal gerenciados, criando um portfólio com bom andamento e resultados confiáveis em um curto período de tempo.
Em nosso próximo artigo continuaremos trabalhando esse tema e entenderemos os tipos de PMO e como avaliar se a sua empresa precisa ou não desse tipo de gerenciamento. Não deixe de acompanhar!