Mas ao se preparar para começar uma empresa, muitos proprietários deixam de lado uma atividade crucial: a auditoria interna. A palavra “auditoria” pode parecer assustadora em um primeiro momento, mas a sua principal função é acalmar outros possíveis medos. A atividade ajuda a garantir que sua empresa funcione como deveria, que você seja capaz de gerenciar riscos de forma eficaz e que a organização permaneça em conformidade com os regulamentos e leis que se aplicam a ela. Acompanhe o artigo que preparamos e entenda mais sobre o assunto!
Descoberta financeira e operacional
A criação de uma pequena empresa normalmente não prevê a criação de um departamento de auditoria interna. Em geral, o momento inicial de um negócio conta com orçamentos apertados e a força de trabalho geralmente desempenha vários papéis simultaneamente. No entanto, você pode realizar a auditoria internamente, usando a equipe já existente para obter informações sobre operações e finanças.
Pelo menos duas pessoas devem estar envolvidas para evitar que auditores simplesmente assumam que seu próprio trabalho está em conformidade e abram canais de comunicação sobre processos e regulamentos. Discutir os resultados da auditoria e preparar um relatório ajuda a equipe a entender por que as auditorias internas são importantes, ao mesmo tempo em que fornece informações acessíveis a todos que podem ajudar seu negócio a prosperar.
Auditoria interna como responsabilidade
O primeiro passo para conduzir uma auditoria interna é definir o que você quer alcançar e quais benefícios você espera obter. Defina uma série de objetivos e identifique os riscos associados a eles. Se você conhece áreas problemáticas, realce-as para que a auditoria possa se concentrar nelas. Ao planejar atividades desse tipo, determine o que você planeja examinar, com que intensidade examinará áreas específicas e por qual período de tempo. Cada tarefa deverá ter atrelada a si um funcionário que melhor pode ajuda-lo a obter as informações necessárias para sua realização.
É possível que você tenha que mudar de rumo em algum momento durante uma auditoria, se novos assuntos se tornarem mais importantes. Mas tudo bem! As informações coletadas durante a auditoria devem ser usadas para criar um produto de entrega (geralmente um relatório) que direcione ações específicas. Planeje avaliar essas ações em um intervalo especificado após a elaboração do relatório e observe se as melhorias esperadas estão sendo alcançadas. Os procedimentos de auditoria do futuro precisarão ser ajustados para melhor atender às suas necessidades à medida que sua empresa cresce e se modifica.
Corrigir problemas que você conhece
Auditorias internas auxiliam o empresário a entender problemas que precisam de atenção. Você, como proprietário de uma pequena empresa, provavelmente sabe quais áreas em seu negócio são mais adequadas para serem auditadas. Em geral, as seguintes funções de pequenas empresas se beneficiam de uma auditoria interna:
- Despesas – Se você não sabe de onde vem a receita da empresa, você não sabe como está gastando dinheiro;
- Atendimento ao Cliente – Você sabe se os seus clientes estão satisfeitos? Quais são seus elogios e reclamações? Como você planeja colocar essas informações em uso?
- Qualidade de dados – Essa categoria inclui relatórios de estoque, saldos de caixa e contas (a pagar e a receber). Esses dados devem ser atuais e precisos para que esses processos sejam benéficos para a empresa;
- Segurança de TI – Incluindo a segurança dentro do seu negócio e entre a empresa e o mundo exterior;
- Recuperação de desastres – Entenda um plano detalhado de como recuperar operações em caso de desastre natural, roubo ou outra catástrofe. Quais são as principais prioridades após um desastre?
- Conformidade – Seja com regulamentações internas, setoriais ou governamentais, incluindo a conformidade com as leis tributárias. Monitorar regularmente a conformidade é fundamental para o sucesso de um negócio.
Conformidade regulamentar começa com a equipe
Todo mês, a sua empresa precisa, no mínimo, cumprir as obrigações de folha de pagamento, além de outras regulamentações fiscais. Se você trabalha em setores como saúde, produtos financeiros ou educação, por exemplo, você ainda precisará cumprir uma série de outras obrigações inerentes a cada um destes setores.
Saber exatamente como a sua pequena empresa opera é o primeiro passo para garantir a conformidade em todas as frentes. Quando sua equipe sabe que a auditoria interna é uma prioridade, é mais provável que ela compreenda a importância das auditorias externas e estejam preparados.