Tudo o que você precisa saber sobre como comparar seus processos de negócios com seus concorrentes para alcançar maior eficiência
Benchmarking é o ato de comparar suas atividades e processos de negócios com os concorrentes e rivais. Embora possa ser uma das maneiras mais simples de melhorar seu próprio negócio, muitos proprietários de pequenas empresas ignoram completamente o processo.
Ainda que você pense em si mesmo como uma empresa jovem, inovadora e dinâmica, que pode modificar uma indústria já envelhecida, o benchmarking pode trazer benefícios até mesmo para a mais pioneira das empresas: práticas do setor existem por um motivo e muitas vezes você pode aprender muito com seus concorrentes.
Este guia abrange tudo o que você precisa saber sobre como fazer um benchmarking eficaz, desde onde começar até a prática de resultados. Confira!
Quais oportunidades de benchmarking existem para o seu negócio?
O benchmarking é um termo amplo e as possíveis comparações que você pode fazer com outras empresas são quase ilimitadas. Um ponto de partida adequado é normalmente a comparação de seus custos ou gastos gerais com os de seus concorrentes, como seus salários, contas de serviços públicos ou aluguel. Se você acha que está pagando muito ou pouco em qualquer uma dessas áreas, muitas vezes essa pode ser a razão de outros problemas em sua empresa.
No entanto, o benchmarking de negócios é um pouco mais sofisticado do que isso – concentrando-se na comparação entre os chamados “indicadores-chave de desempenho”. Aspectos como as vendas por funcionário, margens de lucro bruto e os níveis de desperdício são alguns destes indicadores.
Embora as vendas e lucros sejam fatos numéricos, você também pode procurar obter informações sobre assuntos mais subjetivos, como a imagem da empresa, a eficácia das atividades de treinamento e os níveis de satisfação do cliente.
Companhias geralmente consideram o benchmarking útil quando se comparam os processos internos de uma empresa, o que envolve uma análise aprofundada de como outras empresas da mesma indústria realizam as mesmas tarefas. Por exemplo, se você possui uma empresa de varejo on-line e deseja comparar seus concorrentes, você pode descobrir quais softwares de comércio eletrônico eles usam, onde eles adquirem suas mercadorias ou qual courier eles usam.
Como empresa, você também pode usar o benchmarking para comparar a estratégia da empresa e os objetivos futuros com outras pessoas. Isso pode incluir o local em que você vê sua empresa em cinco anos, onde você vai concentrar seus recursos, ou os padrões profissionais nos quais trabalha.
Como planejo um processo de benchmarking?
O primeiro passo aqui é descobrir quem executará o processo. Tente reunir uma equipe de projeto especializada de diferentes partes do seu negócio e certifique-se de selecionar profissionais sêniores o suficiente para implementar as mudanças e convencer qualquer outro membro da empresa que seja a hora certa para fazê-lo.
Geralmente, equipes de seis ou menos terão mais facilidade para chegar a um acordo e você deve garantir que sua equipe esteja em dia com o treinamento necessário para que eles entendam o processo. Ao definir seus objetivos de benchmarking, foque nas principais áreas da sua empresa, em primeiro lugar. Identifique qual atividade de negócios você deseja avaliar e os principais “indicadores de desempenho” que deseja comparar.
Modelos de benchmarking ou consultores podem ser inestimáveis para ajudá-lo nesse processo. Lembre-se que o benchmarking pode ser um processo desconfortável, pois pode identificar áreas de fraqueza, má prática ou cultura pobre em seus negócios. A tática também funcionará melhor se você conhecer bem o seu próprio negócio. Por exemplo, se você preferir um controle de gerenciamento altamente centralizado, ele não trabalharia para introduzir medidas que funcionassem em empresas mais igualitárias.
Como definir quais empresas estarão no benchmarking?
A maioria dos processos de benchmarking é realizado externamente, comparando seus processos com os de outros negócios. Embora você possa conduzir um benchmark interno – entre dois sites ou departamentos de varejo, por exemplo – é improvável que esse método alcance um insight revolucionário, a menos que você seja uma empresa muito grande.
Ao procurar quais empresas comparar, você precisa considerar vários fatores.
Em primeiro lugar, procure empresas com tamanho, estrutura e objetivos semelhantes aos seus. diferenças e comparações variadas tornam-se mais difíceis de encontrar – embora alguns processos sejam semelhantes em todas as empresas. A esse respeito, os concorrentes diretos geralmente são o melhor lugar para começar ao selecionar comparativos – mas esteja ciente de que eles normalmente relutam em fornecer muitas informações.
Embora a troca de informações esteja frequentemente à disposição de seus concorrentes, é importante observar que barreiras legais ou éticas podem existir para a troca de informações gratuita entre as empresas.
Depois de identificar algumas empresas adequadas, tente selecionar três a seis “parceiros” individuais – essas serão as empresas com as quais você se aproxima para trocar informações como parte do processo. Sua organização de apoio empresarial local ou associação comercial pode fornecer sugestões para parceiros – ou publicações comerciais podem fornecer inspiração. Se você está procurando um setor muito amplo, ou um setor com o qual você está menos familiarizado, pode tentar abordar uma câmara de compensação ou clube de benchmarking.
Como coletar informações de meus parceiros?
Depois de selecionar alguns parceiros de benchmarking, entre em contato e explique o objetivo do estudo, enfatizando os benefícios de trabalhar juntos para trocar informações. Se eles concordarem, comece a elaborar um acordo de benchmarking – este é um documento que define os termos do processo.
Você pode analisar contratos de amostra na Internet para fornecer orientação ao redigir seus próprios. Todos os acordos de benchmarking devem conter: qualquer informação que você queira trocar, como você usará essa informação (e quem irá usá-la) e como, e quando, você coletará e trocará as informações. No entanto, é importante lembrar de nunca pedir nada que você não esteja disposto a compartilhar.
O próximo passo é decidir como você coletará suas informações. Se você deseja coletar apenas informações simples – como quanto eles pagam à sua equipe -, então um questionário ou troca de e-mail normalmente será suficiente. Para uma visão mais verdadeira e aprofundada do funcionamento de uma empresa, nada pode substituir uma visita à própria empresa.
É uma boa ideia ir com outra pessoa quando você a visita, pois você pode discutir suas experiências e impressões para chegar a uma visão mais objetiva. Lembre-se de convidar seus parceiros para realizar suas próprias visitas.
Como uso as informações coletadas do benchmarking para melhorar meu negócio?
Em um esforço para melhorar seu próprio negócio, você deve identificar as principais diferenças entre você e seus parceiros de benchmarking. Isso pode incluir diferenças nos indicadores de desempenho, como margens brutas, nível de desperdício ou rotatividade de pessoal. Também pode incluir diferenças em processos individuais, como procedimentos de recrutamento ou onde você compra matérias-primas ou até mesmo diferenças de estratégia, como quais padrões de qualidade você tem para o seu produto ou como o seu sistema de gestão opera.
Depois de identificar as diferenças, vem a parte mais desconfortável – investigar por que você é diferente. Razões típicas podem incluir que seu processo de TI ou de fabricação é obsoleto ou ineficiente, você seguiu uma estratégia de recrutamento diferente, tem um público-alvo diferente, tem limites organizacionais diferentes ou tem um controle ruim sobre despesas gerais e custos em geral.
O próximo passo é decidir o que fazer.
Neste estágio, suas opções são mudar seus processos, identificar áreas para melhoria, mudar sua estratégia ou simplesmente mudar nada.
Mude seus processos – se conseguir ver seus concorrentes ou fechar parceiros de benchmarking, obtendo mais com um processo diferente, tente adotar o que está funcionando nesse processo em sua própria empresa.
Identifique áreas para melhoria – às vezes a resposta não é tão clara e você pode simplesmente precisar destacar departamentos ou práticas que simplesmente não estão funcionando. Por exemplo, sua equipe de marketing está com desempenho insatisfatório.
Mude sua estratégia – talvez você não seja suficientemente ambicioso ou seu padrão de atendimento ao cliente seja muito baixo para sua indústria.
Não mude nada – talvez haja uma boa razão para a diferença, ou mudanças são impossíveis na escala que você precisa para fazê-las.
Quando você implementou as mudanças, revise todo o processo – o benchmarking atingiu seus objetivos? O que você faria diferente na próxima vez? Onde posso obter ajuda com o benchmarking para o meu negócio?
Consultores de benchmarking especializados podem ser inestimáveis para obter o máximo de um processo de benchmarking, especialmente se for sua primeira vez. Um especialista pode ajudá-lo com objetividade (você pode achar difícil obter avaliações sóbrias sobre seu negócio de dentro), identificar e contatar potenciais parceiros de benchmarking, gerenciamento de projetos (um especialista será extremamente experiente na condução do projeto mais eficaz possível). Além disso, você deve entrar em contato com a organização de suporte comercial local para obter ajuda.