Um dos aspectos mais simples – e mais negligenciados – na organização de uma empresa é a disposição e manuseio dos arquivos internos. Muitas empresas não priorizam a realização desse tipo de trabalho e acabam encontrando dificuldades, tanto no acesso a documentos antigos, quanto a informações mais recentes, mesmo aquelas que são utilizadas corriqueiramente. É de extrema relevância entender que a disposição e o compartilhamento de arquivos devem ser executados de forma fácil, visando sempre à rapidez.
Grande maioria das pessoas concorda que digitalizar documentos é uma alternativa muito melhor do que manter pastas físicas, que acabam ocupando espaço e aumentando as chances de extravio. No entanto, a digitalização só será favorável se a companhia possuir um bom sistema de acesso e recuperação de informações. Nesse sentido, é fundamental que a organização implemente uma estrutura adequada para nomear e manter os arquivos organizados.
Tão importante quanto definir a estrutura, é envolver os funcionários no processo. Afinal de contas, eles também serão beneficiados com a ação, já que acessam os dados organizacionais todos os dias. Essa é uma medida que gera o acesso mais eficiente e incentiva a força de trabalho a utilizá-la. Por isso, durante a estruturação, procure levar em conta as diferentes opiniões dos profissionais envolvidos.
A melhor estrutura de pasta é aquela que imita a maneira como a empresa trabalha. Você planeja tarefas importantes por mês? Organizar pastas mensais pode ser uma boa pedida. Trabalha ao redor de cada projeto especificamente? Considere um espaço para cada um deles. O que vale nessa hora é o entendimento de que a navegação deve acontecer de forma intuitiva, seguindo uma hierarquia. Se o seu método de organização é dificultado, o resto da equipe também terá problemas para acessar a informação.
O primeiro nível dessa hierarquia precisa priorizar o organograma da empresa. Cada departamento deve ter a sua própria área para depósito de arquivos, limitando os ambientes de pesquisa. Assim, nenhum funcionário precisa buscar informações em locais que não lhe dizem respeito. O segundo estágio contém pastas divididas entre as áreas de responsabilidade de cada setor. Lembre-se que é indesejável a existência de muitas pastas, o que permite ao usuário visualizar todas as possibilidades sem precisar rolar a tela. As pastas contidas no primeiro e segundo nível de hierarquia não devem ser modificadas sem o devido acompanhamento do gestor, o que acaba incentivando a equipe a pensar em maneiras melhores de distribuir os locais e impedindo que a estrutura definida seja desobedecida.
Os próximos níveis ficam a cargo da necessidade do negócio. As novas pastas podem ser divididas em temas, alfabeticamente, numericamente, cronologicamente, entre outras opções, e devem, como já dito anteriormente, facilitar a navegação.
Nomeando arquivos
Todo negócio é diferente do outro. Isso significa que erros poderão acontecer até que a empresa estabeleça um sistema adequado para a nomenclatura de pastas e arquivos. Lembre-se que, ainda que os nomes dos documentos sejam importantes, é necessário optar por títulos que irão facilitar o acesso. De nada adianta criar nomes que vão apenas dificultar a operação dos usuários. O importante é proporcionar facilidade. Alguns princípios podem ser adotados para auxiliar nesse processo:
- O nome deve facilitar a busca. Atente para títulos diferenciados, que reduzam o tempo de procura.
- Os nomes também devem facilitar o entendimento dos funcionários. Se o título é difícil de entender, seus funcionários podem, naturalmente, evitar o trabalho de nomenclatura.
- A verificação constante de que a estrutura definida está sendo aplicada é uma tarefa primordial. Dessa forma, é possível detectar falhas antes que elas se tornem problemas. Por isso, encorajar a força de trabalho para que execute a tarefa é vital para o bom funcionamento da ideia.
Todo sistema de arquivamento passa por problemas. Mas para que ele seja efetivo de verdade, a empresa precisa usá-lo todos os dias, para que possíveis falhas sejam detectadas. Por isso, salvar arquivos na área de trabalho e “deixar pra lá” não é uma boa tática. Isso só colabora para que o negócio se mantenha desorganizado. Se você ainda não tem um sistema de arquivamento, tente traçar planos com os documentos desse mês. O importante é executar ideias que possam trazer benefícios. Quanto aos documentos antigos, coloque-os em uma pasta de “Arquivo” e tente organizá-los assim que possível. O processo não será simples, mas trará recompensas visíveis para o negócio. E todos saem beneficiados.