Erros contábeis podem custar caro para um negócio e todo empresário deve estar atento aos números internos, uma vez que eles podem dificultar muito o seu crescimento. É muito comum que erros sejam cometidos logo no início devido à falta de procedimentos contábeis adequados.
Em nosso artigo, indicamos alguns dos principais erros que todo pequeno e microempresário deve evitar na condução de seu negócio.
Empreendedores, sendo apaixonados por seus negócios, têm a tendência de fazer tudo por conta própria. O problema surge exatamente nesse momento, o que leva a uma piora da qualidade dos serviços. A manutenção de contas é importante para a organização, configurando um trabalho demorado, que demanda atenção e atualização constantes.
O importante é entender: você não pode lidar com tudo sozinho. Aprenda a delegar responsabilidades e entenda qual profissional é o mais adequado para cada atividade.
Vale a dica: como proprietário de uma empresa, o seu tempo é valioso e o seu empenho é fundamental para o crescimento. A melhor alternativa é contratar um profissional de contabilidade capaz de atender a todas as demandas.
Métodos ineficientes
Buscar métodos mais baratos pode parecer uma boa alternativa para a redução de gastos. No entanto, em longo prazo, as despesas geradas buscando os métodos mais baratos para economizar despesas de negócios pode custar-lhe mais dinheiro a longo prazo. Por exemplo, você contrata um contador com a taxa mais barata, que pode parecer à primeira vista a menos cara e, portanto, a melhor opção. Mas e se eles cometerem erros frequentes em seus impostos sobre a folha de pagamento, e você não conseguir enviar a inscrição a tempo?
Vale a dica: gaste um pouco mais para ter um trabalho de qualidade. Se você está sempre à procura de soluções baratas, muitas vezes você pode contar com um resultado pior.
Desconhecimento dos conceitos de lucro e fluxo de caixa
Sim, esses são conceitos diferentes.
Fluxo de caixa é o dinheiro que entra e sai da empresa através da realização de atividades financeiras, investimentos e outras operações. O lucro, por outro lado, é o que resta da receita de vendas depois que as despesas da empresa são subtraídas.
Em teoria, mesmo uma empresa que é muito lucrativa, também pode ir à falência. Suponha que você tenha comprado um item por R$100 e o venda por R$200. Nessa transação, o lucro é de R$100, correto? Suponha agora que o comprador não consiga pagar o que deve no tempo esperado. Nesse caso, sua empresa, ainda que tenha um lucro garantido, não possui o dinheiro que esperava receber. Se esse tipo de erro ocorrer com frequência, o cotidiano da empresa é prejudicado e pode levar a organização até a falência, por exemplo. tais erros são repetidos com frequência, você pode até ir à falência.
Vale a dica: acompanhe todas as suas vendas e também os pagamentos. É recomendável revisar todas as suas demonstrações financeiras mensalmente para ter uma noção clara da situação exata em que sua empresa se encontra.
Mistura de negócios profissionais e pessoais
Esta é uma maneira rápida e fácil de atrapalhar as finanças da sua empresa. O primeiro passo quando você abre um negócio é abrir uma conta bancária imediatamente. É aconselhável executar todas as receitas e despesas exclusivamente por meio dessa conta bancária comercial.
Você ainda pode estar pagando muitos gastos através de sua conta pessoal e, por isso, manter um registro para tais despesas é essencial. Estas são deduções fiscais valiosas. Se esse registro não existir, você pode acabar não o deduzindo, o que lhe custará quantias significativas em deduções fiscais perdidas.
Vale a dica: mantenha suas contas pessoais e de negócios separadas para uma manutenção de registros mais concisa e indolor.
Softwares ultrapassados
Com o uso de um software atualizado, todos os seus requisitos de contabilidade, como a folha de pagamento e o orçamento, são feitos automaticamente. Isso acarreta uma otimização do tempo, permitindo que você o gaste em outras atividades, principalmente aquelas da administração de sua empresa.
Muitos contadores apostam completamente na eficiência do Microsoft Excel. No entanto, é bom estar ciente de que o Excel não é tão avançado e interativo quanto qualquer bom software de contabilidade. Por exemplo, não é possível detectar erros humanos nesse software. Aplicativos de contabilidade que fazem uso da nuvem, por sua vez, empregam métodos de dupla entrada que eliminam esse tipo de erro.
Vale a dica: aproveite a tecnologia da nuvem. A ferramenta auxilia em um funcionamento mais suave de sua empresa.
Ausência de backup
Muitas contadores não percebem a importância de realizar backups regulares. Além de casos como falhas no computador e equipamentos perdidos ou roubados, esteja preparado para circunstâncias extremas. Um incêndio em seu escritório ou uma inundação podem apagar todos os seus dados e registros e estes podem ocorrer mesmo quando a sua área não estiver propensa a desastres naturais.
Ter vários backups para segurança máxima é essencial para as empresas, garantindo que você tenha acesso aos dados nos próximos anos. Os backups podem ser feitos através de serviços online que permitem armazenar dados em um formato criptografado.
Vale a dica: você deve sempre agendar backups rotineiros de seus dados financeiros, mesmo em locais separados, garantindo dados seguros sempre que necessário.