Enquanto grandes empresas esperam até o fechamento do ano fiscal para o desenvolvimento desse tipo de documento (por lei, todas as empresas de capital aberto são obrigadas a produzi-lo), pequenos empresários geralmente tendem a prepará-lo com uma regularidade maior, para que surpresas indesejadas não sejam detectadas apenas em dezembro.
De forma simplificada, declarações de fluxo de caixa tem a finalidade de informar rapidamente a quantidade de receita que uma empresa recebe (fluxo de entrada) e quanto dessa quantia é revertida para o pagamento de contas (fluxos de saída). Esses dados são também aproveitados para medir a liquidez de uma organização e prever onde uma empresa ficará financeiramente em um futuro próximo.
Essas declarações são importantes para diversos participantes do funcionamento de uma empresa. Contadores, por exemplo, usam declarações de fluxo de caixa para garantir que as empresas possam pagar suas contas em dia. Já os credores podem acessá-las para decidir se uma organização está bem posicionada para pagar empréstimos. E, antes de comprar ações, investidores provavelmente também vão acessar esse tipo de documento.
Atividades operacionais
Como sua empresa ganha dinheiro? As atividades operacionais da sua organização incluem tudo o que está relacionado a como você gera receita. Basicamente, as entradas de caixa são geradas sempre que os clientes compram seus produtos ou serviços. Já as saídas, ocorrem quando você paga funcionários, fornecedores, impostos e juros, entre outros gastos.
Atividades de investimento
A maioria das transações relacionadas à venda ou compra de propriedades, equipamentos ou outros ativos não circulantes estão incluídas em suas atividades de investimento, assim como quaisquer despesas vinculadas a fusões ou aquisições. Se sua empresa atua no mercado de ações, esse é o momento de indicar qualquer compra ou venda.
Atividades de financiamento
Essa parte inclui informações sobre a contratação de empréstimos para a compra de propriedades e/ou equipamentos, a emissão de ações para funcionários, público e outras partes interessadas, pagamento de dividendos e assim por diante.
Vale a pena notar que as demonstrações de fluxo de caixa podem ser afetadas por transações não monetárias, como a depreciação ou despesas com devedores duvidosos. Além disso, muitas empresas optam por adicionar informações suplementares sobre grandes transações que não envolvem fundos monetários, como a conversão de uma dívida em capital ou a emissão de ações em troca de ativos, por exemplo.
Os relatórios de fluxo de caixa – que são considerados um dos quatro principais tipos de demonstrações financeiras, juntamente com declarações de renda, balanços e demonstrações de lucros retidos – podem ser preparadas usando um de dois métodos: o método direto ou indireto, ambos atingindo os mesmos resultados. O método indireto, mais fácil de elaborar, é o mais utilizado por empresas e é por ele que vamos começar.
Construindo o fluxo de caixa: o método indireto
Muitas empresas optam por construir seus relatórios de fluxo de caixa usando o método indireto, uma vez que os números que precisam para a elaboração são facilmente coletados através de contas e números que elas já mantêm em seu controle mensal. Os demonstrativos de fluxo de caixa gerados dessa maneira reconciliam o lucro líquido com o caixa gerado pelas operações.
Para construir uma demonstração indireta, primeiro você precisa se concentrar nas atividades operacionais. Para fazer isso, determine o lucro líquido e remova as despesas não monetárias (por exemplo, depreciação e amortização) desse número.
Em seguida, você precisa considerar seus ganhos e perdas em quaisquer vendas de ativos feitas durante o intervalo de relatório pertinente. Você também precisa relatar alterações em contas a receber, contas a pagar e estoques, bem como quaisquer dívidas incobráveis que você possa decidir amortizar.
Depois de descobrir seu caixa líquido fornecido pelas operações, você precisa registrar seus fluxos de caixa relacionados às atividades de investimento e financiamento. Essas duas seções são relatadas da mesma maneira em ambos os métodos utilizados.
Construindo um fluxo de caixa: o método direto
Devido às diferenças no relato das atividades operacionais, as demonstrações de fluxo de caixa preparadas pelo método direto fornecem uma visão muito mais clara de como o dinheiro se movimenta em uma empresa. No entanto, por demandarem mais trabalho e atenção em sua preparação, são bem menos comuns.
Ao invés de partir do lucro líquido, os relatórios de fluxo de caixa elaborados por meio do método direto concentram-se nas entradas de caixa brutas e nas saídas de caixa brutas que ocorrem naturalmente por meio das operações. As empresas que usam o método de relatório direto precisam considerar o dinheiro recebido das contas do cliente, o dinheiro pago a empregados e fornecedores, o pagamento de juros, o pagamento de imposto de renda e qualquer outra receita de juros ou dividendos recebida.
Ao contrário do método indireto, quando as declarações de fluxo de caixa são geradas pelo método direto, é consideravelmente mais fácil ver onde os pagamentos em dinheiro foram feitos e onde os pagamentos em dinheiro foram recebidos. Mas, como a maioria dos relatórios contábeis não inclui as informações necessárias que o método direto exige, muitas empresas optam por seguir o caminho mais fácil e produzem suas declarações de fluxo de caixa usando o método indireto.
Em um próximo artigo vamos entender detalhadamente como a realização do fluxo de caixa pode ser feita a partir da utilização de cada método. Enquanto isso, é importante entender que esse documento é fundamental para a manutenção e crescimento de sua empresa, e mantê-lo de forma adequada pode significar o sucesso da organização.