Você sabia que a palavra GERENCIAMENTO é sinônimo da palavra DIREÇÃO? A cada novo ano, todo gerente de projeto deve examinar atentamente a bússola figurativa de seus negócios para garantir que eles estejam no caminho certo. Quando se trata de gerenciamento de projetos, estar a um grau do seu caminho pode ter efeitos drásticos no curto e no longo prazo.
O melhor lugar para começar essas revisões anuais é com você e suas habilidades de gerenciamento. Você precisará dar um passo atrás e refletir sobre como está gerenciando de maneira eficaz e sobre como sua liderança pode ser aprimorada.
Todo gerente deve estar atento a seis habilidades específicas que deve estar constantemente tentando melhorar. Este guia final o guiará pelos seis e fornecerá detalhes de como você pode se aproximar de sua equipe, gerenciar melhor seu tempo e até lidar com seu estresse. Vamos mergulhar!
1. Gerenciamento de equipe
É raro um gerente de projeto trabalhar sozinho em um projeto. Normalmente, há uma equipe ou grupo de pessoas designado para dividir as tarefas, carga de trabalho e responsabilidades envolvidas. E quem for designado para liderar o grupo precisará ser bem versado no gerenciamento de uma equipe adequadamente. Cabe ao líder do projeto desenvolver habilidades de gerenciamento de equipe que garantam o sucesso de seu grupo, incluindo:
- Visão de equipe
- Comunicação clara
- Confiança em si mesmo e na equipe
- Habilidades organizacionais
- Capacidade de se adaptar a situações difíceis
Um grupo com uma missão ou visão óbvia sempre estará trabalhando em direção ao mesmo objetivo. Se você estiver liderando uma equipe, compartilhe claramente esse objetivo a longo prazo com todos, para que eles saibam as etapas necessárias para alcançá-lo.
Os líderes de equipe também devem manter um alto nível de autoconfiança e fazer todo o possível para promover a mesma segurança com cada membro de sua equipe. Quanto mais todos puderem confiar em si mesmos para realizar seus trabalhos adequadamente, maior a probabilidade de o projeto ser concluído no prazo e dentro do orçamento original.
Outro talento que todo gerente de equipe precisa ter é a capacidade de se manter organizado. Sempre deve haver sistemas complexos para preservar a ordem e a estrutura durante as operações do dia-a-dia. Mas lembre-se de que mesmo os planos mais perfeitos podem gerar barreiras, portanto, esteja preparado para modificar suas estratégias e se adaptar a esse tipo de situação à medida que elas surgirem.
2. Gerenciamento de Tempo
O velho ditado de Benjamin Franklin “tempo é dinheiro” tem sido usado em conversas comerciais há séculos e é uma maneira perfeita de descrever a importância do desenvolvimento de habilidades de gerenciamento de tempo. Quanto mais eficaz você e sua equipe estiverem no controle do seu tempo, maiores serão suas chances de concluir um projeto com o orçamento ou com um orçamento ainda menor!
A resposta para gerenciar sabiamente o tempo consiste em:
- Delegação eficaz
- Evitar distrações
- Programação adequada
- Estabelecimento de metas / prazos atingíveis
- Priorização
Uma das maiores quedas de qualquer projeto é um gerente propondo mais trabalho do que consegue realizar. É fundamental para o sucesso da sua equipe que você esteja disposto e capaz de delegar trabalho ao melhor candidato para cada tarefa durante todo o processo. Nos estágios iniciais do planejamento de um projeto, os envolvidos devem prestar muita atenção ao cronograma. Definir marcos, metas e prazos deve ser uma prioridade durante esse processo para garantir um senso de urgência entre a equipe à medida que as atribuições são distribuídas. Determine a intenção principal de cada etapa e verifique se ela está claramente definida.
3. Gerenciamento de Recursos
Se tempo é dinheiro, então os recursos são o que esse dinheiro pode comprar. A ideia por trás do estabelecimento de habilidades de gerenciamento de recursos é aprender a maneira mais eficiente de usar ativos, como:
- Pessoal
- Tempo
- Capital
- Gestão da companhia
Os recursos mais importantes de toda empresa são os funcionários que ajudam a alimentar a máquina e as operações dos negócios. Nesse caso, o gerenciamento de recursos é equivalente ao gerenciamento de pessoas. Todo gerente de projeto deve ter um bom relacionamento e forte relacionamento de trabalho com os membros da equipe para manter um alto nível de profissionalismo dentro do escritório.
Embora já tenhamos conversado sobre tempo e dinheiro, é importante mencioná-los como recursos cruciais para o sucesso futuro em qualquer setor. Sem eles, nenhum outro recurso significaria nada. E, embora possa parecer um pouco exagerado, até as informações podem ser contadas como um trunfo para o seu projeto. Se isso inclui detalhes confidenciais, planos escritos, documentos importantes ou registros financeiros, os dados são um recurso que pode gerar ou prejudicar os resultados finais do seu projeto.
4. Gerenciamento de Stress
Um estudo recente conduzido pelo Instituto Americano de Estresse declarou que quase 80% do país é acometido por algum tipo de estresse, ansiedade ou depressão. Isso significa que, se você estiver trabalhando com uma equipe de dez pessoas, é provável que oito delas estejam estressadas com algum aspecto de sua vida.
Se a causa está relacionada ao trabalho, à família ou à saúde, esses números surpreendentes colocam em perspectiva a necessidade de desenvolver habilidades de gerenciamento do estresse como líder e como funcionário. Algumas das causas mais comuns de estresse no local de trabalho incluem:
- Falta de clareza para a descrição do trabalho
- Excesso de trabalho
- Subutilização da mão de obra
- Objetivos ou prazos irrealistas
- Mudanças frequentes
- Má liderança
Os três primeiros pontos acima tendem a cair no mesmo intervalo quando se trata de encontrar uma resolução. A falta de transparência no trabalho pode fazer com que um gerente e um funcionário não tenham certeza de suas responsabilidades diariamente. Isso pode levar alguém a ficar sobrecarregado e atolado por uma carga de trabalho colossal ou a ficar entediado e a se sentir inútil sem ter o que fazer.
Voltando à importância de planejar seus objetivos, considere o feedback e as opiniões de seus funcionários ao escolher as datas. Eles podem ter uma percepção aguçada e uma melhor compreensão de quanto tempo alguém deve levar para concluir, levando a um prazo mais realista. Uma das tensões mais difíceis de lidar é a de um chefe ou gerente problemático. Como líder, é seu dever garantir que você não seja motivo de ansiedade entre seus colegas. Uma ótima maneira de evitar isso é com uma política de portas abertas e solicitando feedback honesto e construtivo.
5. Autogestão
Você já foi vítima de um chefe que era um micro-gerente? Eles estão constantemente olhando por cima do seu ombro, controlando você e seu trabalho e removendo qualquer elemento de liberdade dentro do seu trabalho. Existe uma conotação negativa para esse estilo de liderança devido aos efeitos adversos que tem sobre a equipe.
Em vez de ser um micro-gerente, é vital para o sucesso do seu grupo que você permita que todos aprendam habilidades de autogerenciamento. Embora sempre haja funcionários que exijam mais atenção do que outros, todos na equipe devem ter muita liberdade quando se trata de sua posição. Isso exige muita confiança da parte do gerente, mas pode ter um impacto significativo e positivo na quantidade de trabalho que está sendo realizado todos os dias.
Existem várias maneiras de ajudar todos a melhorar sua autogerenciamento. Normalmente, as duas melhores maneiras de produzir resultados são promovendo a importância de tomar a iniciativa e incentivando a responsabilidade. A melhor maneira de mostrar aos outros como tomar a iniciativa é liderar pelo exemplo. Faça um esforço diário para criar novas idéias, introduzir novas sugestões e criar novos conceitos. Quando sua equipe sabe que é permitido ser ambicioso e agir, é muito mais provável que você siga os seus passos e faça o mesmo.
Estabelecer responsabilidade é uma das maneiras mais fáceis de cair nos maus hábitos de microgerenciamento. Uma ótima maneira de evitar isso é promovendo a responsabilidade com os colegas. Peça aos membros da equipe que relatem um ao outro o andamento da tarefa, permitindo que eles melhorem sua capacidade de gerenciar a si mesmos.
6. Gerenciamento de Projetos
Voltamos ao ponto principal de tudo isso: habilidades de gerenciamento de projetos. E embora esta seção abranja os cinco conceitos anteriores, o gerenciamento de projetos em si possui algumas aptidões que precisam ser incorporadas para tornar todas as outras ainda mais eficazes.
Um gerente de projeto bem-sucedido é bom em:
- Condução do processo
- Comunicação
- Gestão de risco
- Monitoramento de custos
- Pensamento crítico
- Negociação
Em primeiro lugar, você deve ser um líder e sua equipe deve reconhecê-lo como tal. Um líder forte exige respeito, demonstrando o mesmo respeito pelos outros e tem a capacidade de motivar o grupo, se as coisas estão indo bem ou se os tempos estão difíceis. Eles devem ser um excelente comunicador, para que seus pontos de vista sejam claros e as pessoas se sintam confortáveis em falar com eles sobre qualquer coisa.
O gerenciamento de riscos é uma habilidade crítica para qualquer gerente de projetos que queira prosperar em seu trabalho. O básico envolve a identificação de riscos em potencial, a preparação para eles, o monitoramento e a solução deles à medida que cada um deles surge. Isso é mais fácil dizer do que fazer, mas quando o processo correto é seguido, ele pode fazer com que os projetos sejam executados com muito mais tranquilidade.
As habilidades finais de gerenciamento que você precisa para ter sucesso são as habilidades para pensar criticamente e negociar termos com clientes e partes interessadas. Ambos são talentos que podem ser aprendidos no trabalho, mas um gerente de projeto verdadeiramente excelente poderá entendê-los rapidamente e usá-los em sua vida cotidiana nos negócios.
Hora de colocar tudo em uso!
Agora que você tem uma idéia melhor de como gerenciar sua equipe, seu tempo, seus recursos, seu estresse e você mesmo estão no caminho certo para que o gerenciamento ocorra de forma mais eficaz. Ao usar esse conhecimento antes, durante e depois dos projetos, você poderá aproveitá-los com a confiança e o entendimento necessários para tornar todos eles projetos vitoriosos.
Se você deseja ainda mais informações sobre como ser um bom gerente e maneiras de melhorar seu estilo de gerenciamento de projetos, verifique nosso blog. Sempre postamos artigos sobre esse conteúdo. E não se esqueça de se inscrever para receber a nossa newsletter!
Excelente artigo, me acrescentou muito, obrigado.