Manual de Instruções – você precisa de um?

​Ao comprar um produto eletrônico, é natural que você receba um manual de instruções. Esse guia ajuda a configurar e utilizar o novo equipamento, possibilitando um uso seguro, rápido e adequado. Da mesma forma, quando uma empresa contrata um novo funcionário, é esperado que ele tenha conhecimentos limitados sobre a cultura e os procedimentos da organização. Assim, disponibilizar um material que o oriente é uma tática relevante para facilitar a sua adaptação na companhia, além de garantir que os procedimentos sejam executados da forma correta. 

Um manual de instruções para funcionários é um documento que contém os procedimentos operacionais de uma empresa e deve ser entregue ao funcionário logo no início de sua jornada na companhia. Empregadores devem utilizá-lo para estabelecer como as principais tarefas deverão ser realizadas, em uma espécie de código de conduta profissional. O documento também divulga informações legais, como a política da empresa para inúmeras situações (ausência, hora extra, férias, etc.), de segurança (caso a companhia lide com atividades que ameaçam a segurança do profissional) e outros dados que podem ser valiosos (tipo de roupa a ser utilizado no trabalho, uso de telefone celular, entre outros). Em suma, o manual serve não só para auxiliar o funcionário, mas também para que os gestores mantenham um gerenciamento efetivo do local de trabalho. Deixando os funcionários conscientes de suas responsabilidades, é possível que o trabalho seja desempenhado de forma eficaz, criando um ambiente profissional adequado.

É fundamental que esse manual seja escrito de forma apropriada. Primeiramente, ele deve ser simples e conciso, fornecendo todas as informações necessárias. Esse não é um documento literário. Pelo contrário, é focado em especificações que os funcionários precisam ser capazes de entender, sem qualquer dúvida, de forma objetiva. Em segundo lugar, o manual deve ser bem organizado e claramente escrito. Uma vez decidido o conteúdo a ser abordado, crie um esboço do documento, definindo uma estrutura lógica. Os procedimentos devem estar em uma mesma seção, as políticas da companhia agrupadas em outra e assim por diante. Essa estratégia, além de tornar a escrita mais fácil, também proporciona uma leitura mais simples para os profissionais.

Lembre-se que frases curtas e linguagem simples tendem a ser mais fáceis de ler. Evite uma redação confusa, ou termos específicos demais. Basicamente, quanto mais claro e simples, melhor. Depois de escrever um rascunho, compartilhe-o com algum profissional de confiança, que possa garantir que todas as informações ali contidas estejam precisas e sem erros de digitação. E a informação mais valiosa de todas: o manual não é um documento imutável. Ele deve ser sempre atualizado, com os novos procedimentos que possam surgir na atual realidade da empresa, ou com aqueles que de alguma forma deixaram de ser válidos. Modificar o documento é uma forma natural de perceber a evolução do próprio negócio. 

Depois de escrever o manual é preciso publicá-lo em um formato que todos os funcionários possam acessar facilmente. Muitas empresas o distribuem por e-mail ou disponibilizam no sistema interno da companhia, mas é também possível entregar cópias impressas. Certifique-se de salvar as versões mais recentes do seu manual e as datas de qualquer atualização. É possível que haja a necessidade de acesso desse material no futuro. Durante o processo de orientação, cada funcionário deve receber uma cópia do manual e todas as versões atualizadas devem ser apresentadas aos funcionários existentes para manter um fluxo constante de comunicação. O feedback dos profissionais serve de enorme ajuda para o gerenciamento do documento, uma vez que que dá dicas de quais informações devem ser inseridas ou retiradas.

O manual do empregado é importante para o crescimento e a estruturação de um negócio porque comunica aos funcionários exatamente o que o empregador espera e o que a empresa fornecerá em termos de um ambiente de trabalho produtivo. Além disso, é uma ferramenta importante para o profissional, já que força o empregador a ser consistente na aplicação da política da empresa, não permitindo que ela mude de pessoa para pessoa ou situação para situação. Funcionários gostam de sentir que receberão igual tratamento, independentemente da situação ou posição. Esse sentimento de igualdade promove uma atmosfera de equipe que é importante para a produtividade.
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