Manuais de funcionários, ou manuais de políticas e procedimentos – escolha como quiser chamá-los – são frequentemente considerados um mal necessário por empregados e empregadores. Eles normalmente geram consternação dos funcionários, especialmente se não forem claros, bem escritos e específicos para o negócio e se focarem principalmente na negatividade – em outras palavras, apenas o que não fazer. Os empregadores, por sua vez, normalmente olham para esses manuais em termos de como cobrir seus … ativos … no caso de possíveis ações judiciais.
Há, no entanto, um caminho melhor.
Especialistas dizem que empresas de pequeno e médio porte podem elaborar manuais de funcionários que os protejam de litígios e tranquilizem funcionários, explicitando em termos positivos as políticas da empresa. Para ter um manual de políticas efetivo, o empregador deve dedicar um tempo para identificar o que é importante para o negócio, tanto para manter os funcionários informados e motivados, quanto para atingir os objetivos de negócios da empresa. O valor é que os funcionários podem entender o que se espera deles e o que podem esperar da empresa. Isso inclui como as decisões de pagamento são tomadas, como elas são classificadas em seu desempenho, como a empresa trata aspectos como licença médica e outros benefícios, como a empresa vê programas de trabalho e como eles serão tratados em uma disputa. Ter todos esses problemas explicados em um manual possibilita que um funcionário faça seu trabalho da melhor forma possível.
Mas o problema principal se encontra nos detalhes. O sucesso de um manual depende do que você inclui e de como você formula as políticas da empresa. A primeira regra para escrever um manual vencedor é que ele deve ser escrito de maneira clara e compreensível e refletir a cultura do negócio.
O guia a seguir descreverá o que você deve incluir, cláusulas que especialistas dizem que todo manual deve incluir e, em seguida, outras disposições opcionais que você pode incluir.
Primeiramente, deve-se entender que um manual não é um contrato. É importante ressaltar que o manual é apenas isso – um manual – e não faz nenhuma promessa sobre o emprego contínuo. O manual não é um contrato, expresso ou implícito, nem garante emprego por qualquer período de tempo específico. Embora esperemos que nossa relação de trabalho seja de longo prazo, a empresa ou o funcionário pode encerrar o relacionamento a qualquer momento, com ou sem aviso prévio, com ou sem motivo, na medida permitida por lei.
O manual supera documentos de políticas anteriores e deve deixar claro que é a palavra final sobre as políticas da empresa. As políticas no manual podem estar sujeitas a alterações. É importante deixar um pequeno espaço de manobra porque os tempos mudam, novos problemas surgem. As políticas incluídas no documento são apenas diretrizes e estão sujeitas a alterações conforme a empresa julgue apropriado e necessário.
O que incluir em um manual de funcionários
Antes de escrever o manual do funcionário, você também deve dedicar um tempo para determinar o que é importante para você como um negócio. Você se importa com a forma como seus funcionários aparecem quando estão no trabalho? Você quer que eles se abstenham de mensagens de texto durante o trabalho? Você se importa se eles escrevem sobre a empresa? Se o problema é importante para você e você tem expectativas quanto ao comportamento dos funcionários, você deve abordá-lo em uma política.
Você também precisa decidir o tom que você quer que seu manual tome. Muitos manuais são escritos da perspectiva negativa “você não deve fazer algo”. Alguns dos manuais mais eficazes, no entanto, são aqueles escritos de uma perspectiva positiva. É claro que os funcionários precisam saber que tipo de comportamento causará problemas, como ausências excessivas, mas a política não precisa ser redigida com foco na punição.
Aqui está uma diretriz para quais seções você pode incluir em um manual do funcionário:
1. História da empresa
Embora não seja obrigatório, uma breve seção discutindo a história da empresa e sua missão pode ajudar a definir o tom de um manual do funcionário. Esta seção pode incluir discussões sobre uma declaração de missão da empresa, qual é a sua razão de ser, quem são seus clientes, qual é sua posição no mercado, etc. Você pode também adicionar uma discussão sobre a equipe de liderança para que as pessoas sintam como se soubessem exatamente onde estão trabalhando.
2. Política de Prazo Pago
Esta seção explicita a política de férias da empresa, por exemplo, quanto tempo de férias é ganho e como programar o tempo de folga. Ele também deve especificar quais feriados a empresa observa, incluindo quais feriados a empresa encerra e, se a empresa for um restaurante ou outro negócio que permanece aberto nos feriados, como os funcionários serão compensados por trabalhar no feriado.
3. Comportamento do Funcionário
Sob este título, você pode discutir a política de atendimento, pausas para refeições e períodos de descanso, além das expectativas gerais de conduta dos funcionários. Isso pode incluir uma política contra discriminação por assédio de funcionários, proibição de fumar, uma política de abuso de substâncias, como os funcionários podem usar a Internet ou o e-mail e um código de vestimenta – se você o tiver. É possível também abordar como os funcionários devem lidar com a resolução de conflitos. Faça esta seção muito geral em sua natureza. É da natureza humana esperar por uma lista de todas as coisas aceitáveis, mas é também humano esquecer algum aspecto.
4. Pagamento e Promoções
Soletre seus métodos de pagamento e informe aos funcionários se eles serão pagos a cada semana ou a cada duas semanas ou qualquer outro método. É aqui que você declara sua política de horas extras, define as horas de trabalho e discute sua estrutura salarial para que as pessoas saibam onde elas se encaixam na hierarquia. Se você definir uma política corporativa para o avanço, é preciso lembrar a todos que a empresa e seus gerentes precisam também comprar essa política. É aí que a maioria das empresas comete erros. Elas prometem demais e não seguem suas próprias políticas.
5. Benefícios
Nesta seção, forneça aos funcionários uma visão geral dos benefícios que você oferece em termos de assistência médica, odontológica, visão, seguro de vida, etc., mas não discuta políticas específicas com empresas específicas. Seus benefícios podem mudar com frequência – provavelmente com mais frequência do que o manual. Não fale sobre quem é elegível, seja apenas funcionários em tempo integral, ou se os funcionários em tempo parcial receberem um pacote de benefícios proporcional, enderece isso também. Liste os critérios de elegibilidade, quando você pode se inscrever em benefícios e quais são os eventos críticos da vida durante os quais você pode alterar os benefícios – como um casamento ou o nascimento de uma criança.
Depois que todas as informações forem reunidas em um manual do funcionário, certifique-se de examinar o documento antes de distribuí-lo aos funcionários. Se possível, um advogado deve estar envolvido na preparação do manual. Se um empregador está tentando economizar dinheiro, o mínimo que ele deve fazer é revê-lo por um advogado depois que finalizado. Essa revisão acrescenta e ajuda a empresa a evitar futuros processos judiciais envolvendo o comportamento do empregado que é – ou não – definido no manual.