O que é comunicação empresarial e por que você precisa dela?
A maneira como nos comunicamos com os outros é uma parte tão habitual de nós que raramente paramos e pensamos sobre isso. Aproveitar todas as oportunidades para praticar as nossas habilidades de comunicação é fundamental. Dessa forma, quando surgirem ocasiões importantes, teremos o dom, o estilo, a nitidez e as emoções para afetar e causar efeitos em outras pessoas.
Em outras palavras, nossas habilidades de comunicação nunca atingirão sua plena capacidade. A cada passo, podemos nos comunicar com mais foco, causando um impacto maior e isso se traduz em comunicações comerciais. As organizações, afinal, não são entidades sem rosto, mas grupos de pessoas reais.
A comunicação eficaz afeta processos, eficiência e todas as camadas de uma empresa. Na verdade, as organizações com funcionários conectados têm um aumento de produtividade de até 25%.
Pergunte a si mesmo: como uma melhoria de 25% na produtividade afetaria o sucesso da sua empresa? Você veria um aumento de receita? Melhor atendimento ao cliente e, consequentemente, clientes mais felizes? Maiores lucros? Todos os itens acima?
Neste guia, abordaremos tudo o que você precisa saber para criar um processo de comunicação empresarial bem-sucedido. Acompanhe!
O que é comunicação empresarial?
Comunicação empresarial é o processo de compartilhar informações entre pessoas dentro e fora de uma empresa. A comunicação comercial eficaz é como os funcionários e a gerência interagem para atingir as metas organizacionais. Sua finalidade é melhorar as práticas organizacionais e reduzir erros.
A importância da comunicação empresarial também está em:
- Apresentação de opções/novas ideias de negócios;
- Construção de planos e propostas (redação comercial);
- Execução de decisões;
- Cumprimento de acordos;
- Envio e cumprimento de pedidos;
- Realização de vendas bem-sucedidas;
- Reuniões eficazes.
Toda atividade organizada em uma empresa depende do processo de comunicação empresarial. E isso pode envolver vários aspectos, desde a comunicação gerencial até a comunicação técnica com fornecedores. E uma vez que a comunicação fica incerta, os principais sistemas da empresa correm o risco de se desfazer.
Dados revelam que 60% dos profissionais de comunicação interna não fazem a leitura estratégica de seu trabalho, através do uso de métricas. Possíveis razões incluem não saber por onde começar, próximas etapas ou como calcular o ROI.
Se você sentir o mesmo, considere as seguintes proposições:
- Comunicações empresariais fortes em uma empresa provavelmente resultarão em maior engajamento dos funcionários.
- Empresas com uma força de trabalho engajada veem um crescimento de 19,2% no lucro operacional em um período de 12 meses. Aqueles com baixa pontuação no engajamento ganham 32,7% menos.
- Você seria mais bem-sucedido se tivesse um melhor engajamento dos funcionários?
- E como você pode garantir um processo de comunicação empresarial que o torne possível?
Tipos de Comunicação Empresarial
Primeiro, vamos diferenciar os principais tipos de comunicação em uma organização típica.
Primeiramente, temos a comunicação interna de negócios, que pode ser segmentada da seguinte forma:
– Comunicação ascendente: qualquer comunicação que venha de um subordinado a um gerente. Ou de outra pessoa na hierarquia organizacional.
– Comunicação descendente / comunicação gerencial: qualquer coisa que venha de um superior para um subordinado.
– Comunicação lateral / Comunicação técnica: comunicação interna ou interdepartamental entre colegas de trabalho
Em seguida, existe a comunicação empresarial externa.
Esta configura qualquer comunicação que deixa seu escritório ou a equipe interna. Envolve lidar com clientes, fornecedores ou qualquer coisa que afete sua marca. Você pode classificar toda a comunicação desse espectro em quatro tipos de comunicação empresarial.
– Obtendo e recebendo instruções e atribuições tanto para cima quanto para baixo: isso inclui uma delegação efetiva de uma pessoa para outra. A maioria dos problemas nos negócios começa com comunicações pouco claras nessa área.
– Compartilhamento e discussão de informações, incluindo o compartilhamento de informações em reuniões: quando a comunicação falha nessa área, outras tarefas serão executadas incorretamente.
– Dar feedback, correção e disciplina às pessoas que se reportam a você, para que possam ter o conhecimento e as ferramentas de que precisam para realizar seu trabalho melhor: dar feedback é uma habilidade fundamental para qualquer pessoa em posição de liderança. A comunicação não verbal e a linguagem corporal também desempenham um papel aqui.
– Reuniões e discussões sobre resolução de problemas e tomada de decisão: estas são consideradas entre as discussões mais importantes para qualquer organização. Isso envolve maior pensamento crítico e melhor tecnologia de comunicação.
Métodos de Comunicação Empresarial
Quando a comunicação empresarial realmente acontece, é verbal ou escrita. Além disso, a comunicação nos formatos cara a cara ou remotamente. Nenhum deles é inerentemente melhor ou pior para sua empresa por conta própria e depende inteiramente do contexto.
A comunicação escrita é ótima para manter um rastro de decisões e ações feitas no papel, bem como para reunir estratégias e planos. As interações verbais permitem a geração instantânea de ideias e um fluxo mais aberto de pensamentos.
Algumas empresas estão em um único escritório. Alguns têm escritórios em vários fusos horários. Outros são totalmente remotos e não têm localização física (a Buffer e a Zapier são ótimos exemplos de empresas independentemente da localização).
Estes são os métodos de comunicação empresarial aplicáveis a alguns ou todos os cenários acima:
1) Comunicação baseada na Web
Isso inclui canais de comunicação cotidiana, como e-mails e aplicativos de mensagens instantâneas (como o Slack ou o Hangouts, e até mesmo chats em sites de empresas).
Os benefícios dos e-mails e mensagens residem na capacidade de conduzir conversas privadas em um ambiente de escritório ocupado, bem como em compartilhar uma mensagem com muitas pessoas – de algumas a centenas – de uma só vez.
2) Reuniões por telefone
Os telefones removeram a barreira da localização para a realização de reuniões produtivas e rápidas. Permite uma melhor troca de ideias graças à comunicação não verbal (tom de voz) em comparação com a comunicação escrita.
3) videoconferência
Os excelentes sistemas de videoconferência permitem que pessoas em locais remotos realizem reuniões que parecem o mais próximo possível das reuniões presenciais. Eles fazem reuniões telefônicas um passo adiante.
4) Reuniões presenciais
Reuniões presenciais podem ajudar uma empresa a avançar com ideias rapidamente. Pesquisas mostram que reuniões presenciais geram mais ideias do que reuniões virtuais.
No entanto, ter uma agenda de reuniões sólida é essencial para reuniões eficazes. 46% dos funcionários raramente ou nunca saem de uma reunião sabendo o que devem fazer em seguida.
Você não quer cair nesses 46%.
5) Relatórios e documentos oficiais
Documentar atividades que afetam outras pessoas e departamentos é uma parte crucial de um sistema de comunicação empresarial bem realizado.
A capacidade de se referir a um documento escrito a qualquer momento reduz a chance de confusão ou discordância e fornece mais clareza na comunicação.
6) Apresentações
As apresentações suportadas por relatórios e / ou apresentações do PowerPoint são, frequentemente, como reuniões com grupos maiores são conduzidas.
Estas são ótimos para compartilhar novas ideias de forma a criar espaço para perguntas e esclarecimentos.
7) Pesquisas
As pesquisas internas e de clientes são uma maneira ideal de coletar feedback e classificações sobre tópicos importantes. Eles permitem um ciclo saudável de melhorias suportadas por feedback e abrem um canal de comunicação entre todos os níveis dentro de uma organização.
8) Atividades de gestão de clientes
Isso pode incluir qualquer atividade de relacionamento com o cliente. Os exemplos incluem suporte a bate-papo ao vivo, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), processo de integração do cliente, revisões de clientes e muito mais.
Entendendo este contexto, a próxima pergunta lógica que você provavelmente pode fazer a si mesmo é:
Quais métodos de comunicação empresarial minha empresa precisa?
A resposta depende em grande parte do tamanho e das preferências do seu negócio. Não há uma solução única para todas as companhias. Mas uma coisa é certa: o sucesso chegará se você utilizar apenas os métodos de comunicação de negócios que você realmente precisa.
Por exemplo:
Você deseja instituir um quadro de mensagens virtual, para que você e sua equipe possam encontrar a melhor forma de se comunicar. Depois de um tempo, no entanto, você percebe que ninguém está usando a ferramenta, porque obtém respostas mais rápidas através de outros meios de comunicação. Nesse caso, uma solução desnecessária acabou custando tempo e dinheiro (aspectos valiosos!).
Um outro exemplo é a instalação de um sistema de videoconferência de qualidade, quando na realidade você só precisa de um sistema telefônico comercial confiável para executar suas reuniões remotas.
Toda empresa sempre usará comunicação baseada em web. Todos os outros métodos, no entanto, dependerão das circunstâncias individuais da empresa. Aproveite o tempo para considerar conscientemente o valor de cada um para sua situação única.
Problemas que uma comunicação empresarial eficaz pode resolver
Uma comunicação comercial clara e eficaz é essencial para que equipes, funcionários, gerentes e executivos desempenhem seus trabalhos e cumpram suas responsabilidades.
Sem os processos e ferramentas corretos, o fluxo de informações é interrompido e os profissionais podem ficar sem saber como agir. Isso pode levar a sérias consequências para a empresa, de funcionários e clientes insatisfeitos a lucros perdidos.
O fluxo transparente de informações é um objetivo óbvio e abrangente de um processo de comunicação empresarial. Mas quais problemas a comunicação empresarial de sucesso realmente resolve?
1) Sobrecarga de e-mail e falta de produtividade e clareza cotidiana
Em muitos locais de trabalho, as pessoas ficam simplesmente sobrecarregadas com o número de mensagens recebidas em um único dia. Nós perdemos facilmente ou negligenciamos completamente uma informação crucial. Com um sistema de comunicação empresarial, as empresas podem reduzir a distração digital e criar espaço para ideias e pensamentos.
2) Silos de comunicação horizontais e verticais
Muitas vezes, equipes e departamentos não trocam informações essenciais. Outras vezes, não há uma maneira fácil de entrar em contato com um gerente de departamento quando há um problema dentro de uma equipe. Esses silos se formam facilmente e frequentemente sem que ninguém perceba, mas podem ser remediados com um plano de comunicação.
3) Rotatividade/baixo engajamento dos funcionários
Perder as pessoas ideais da sua organização coloca sua capacidade de atender os clientes em risco. E também é um processo caro. Perder um funcionário pode custar até o dobro do salário anual, mas quando as empresas se comunicam de forma eficaz, elas têm 50% mais probabilidade de reportar níveis de rotatividade abaixo da média do setor.
4) Fraco atendimento ao cliente
Se houver pouca comunicação em uma organização, duas coisas acontecem quando se trata do atendimento ao cliente. Primeiro, os funcionários em funções voltadas para o cliente não terão as informações de que precisam. Em segundo lugar, os clientes sentirão a baixo moral dos funcionários e terão uma experiência negativa.
De fato, um estudo descobriu que a melhoria da atitude dos funcionários afeta a satisfação do cliente, o que resulta em um aumento na receita.
No artigo da semana que vem abordaremos quais etapas devem ser seguidas para a configuração ideal de um sistema de comunicação empresarial. Enquanto isso, vale a pena parar e pensar: quais equívocos a minha organização pode estar cometendo. Releia este artigo e entenda perfeitamente o que pode estar acontecendo. Essa pode ser a chave para o crescimento do seu negócio.