O software de gerenciamento de projetos ajuda em todos os aspectos da execução de um projeto: do planejamento e agendamento, ao gerenciamento de recursos e controle de custos. Ele também permite que as equipes se comuniquem e colaborem. Além disso, cria transparência para as partes interessadas e os membros da equipe.
Mas como fazer essa escolha de forma adequada? São várias as opções disponíveis no mercado e entender o que cada uma pode providenciar é fundamental. Para auxiliar nessa escolha, preparamos um artigo que destaca os principais estágios para essa escolha.
Aqui estão as etapas que você deve seguir para garantir que está tomando uma boa decisão.
Etapa 1: descreva suas necessidades
A seleção do software de gerenciamento de projetos correto começa com uma avaliação clara e honesta do que você precisa. Primeiramente, verifique se sua equipe está pronta para assumir uma nova solução. Existem alguns pontos a serem considerados aqui:
- Onde sua solução atual falha?
Supondo que você tenha algum tipo de ferramenta de gerenciamento de projetos, onde ela não atende à sua demanda? Como isso complica seu processo? Se você tiver problemas com o planejamento e a programação, precisará de um software de gerenciamento de projetos que ajude a otimizar tarefas e alocação de recursos. Se o acompanhamento do progresso for um problema, você precisará procurar soluções que permitam o acompanhamento do cronograma e os relatórios do projeto. Além disso, se você tiver problemas para gerenciar recursos, poderá usar a ferramenta de planejamento de recursos visuais. Considere se o compartilhamento de atualizações ou comunicações internas representa problemas que você precisa verificar. A ferramenta certa de gerenciamento de projetos também pode ajudar a aumentar a eficiência dos recursos, facilitando o gerenciamento, a alocação e a estimativa de recursos.
- O que você precisa em uma nova solução?
Faça uma lista de todos os recursos que sua equipe precisa. Classificar com Deve ter, Deveria, Poderia ter que entender melhor a importância de cada recurso. Além disso, considere para o que você usará a solução. Você precisa de recursos como opções de personalização, níveis de acesso? Você o usará apenas para planejamento e programação? Você precisa de recursos de relatório? Faça um inventário preciso que reflita tudo o que você precisa em uma solução de software de gerenciamento de projetos. Verifique também se há algum requisito de conformidade.
- Com qual metodologia de gerenciamento de projetos deve ser compatível?
Existem várias maneiras de gerenciar um projeto. Trabalharemos sobre as diversas metodologias disponíveis no artigo da semana que vem. Dessa forma, a nova solução deve suportar sua metodologia atual, sem tentar alterá-la.
- Quem usará a ferramenta?
Os profissionais que farão uso da ferramenta são tão importantes quanto os recursos que ela deve ter. Suas partes interessadas são internas ou externas? O gerenciamento interno do projeto pode se beneficiar de uma abordagem menos formal. No entanto, se você estiver trabalhando com vários clientes, é obrigatório ter uma aparência profissional. Também pode ser uma boa ideia estimar aproximadamente o tamanho da equipe. Equipes pequenas provavelmente precisarão de uma solução simples. Para equipes grandes, por outro lado, o software ERP pode ser uma solução melhor.
Etapa 2: procure alternativas
Depois de descrever todos os seus requisitos para uma solução de gerenciamento de projetos, é hora de iniciar a pesquisa. Comece a procurar fornecedores que atendam às suas necessidades. Você pode pedir recomendações a colegas gerentes de projetos, experimentar mecanismos de pesquisa, revistas especializadas e análises especializadas. Acessar uma empresa de consultoria também pode ser uma boa opção. O profissional especializado poderá indicar as melhores alternativas e a melhor forma de implementação e manutenção. Quanto mais você procura, maiores são as chances de você fazer a escolha de maior potencial.
Depois de criar uma lista forte de fornecedores, é hora de restringir sua seleção. Corte sua lista para cerca de cinco fornecedores para testar e escolher. Enquanto isso, considere a tecnologia e quanto custaria mudar para essa solução. Alguns fornecedores podem obviamente ficar fora da sua faixa de preço, enquanto outros podem não se encaixar no estilo da sua equipe. Além disso, outros fornecedores não se enquadram na sua metodologia de gerenciamento de produtos ou são pouco compatíveis do ponto de vista cultural.
Etapa 3: teste e avalie de acordo com suas necessidades
Esta pode ser a parte mais difícil. É aqui que você realmente tenta soluções de gerenciamento de projetos para ver se elas correspondem às suas necessidades.
Entre em contato com diferentes fornecedores de software de gerenciamento de projetos para obter demonstrações. No entanto, a melhor maneira de verificar se existe uma correspondência é realmente tentar cada provedor selecionado. As demonstrações mostram como o produto geralmente funciona, mas você pode ver por si mesmo se ele realmente atende às suas necessidades durante um teste.
As avaliações gratuitas são bastante populares entre muitos provedores, sob uma conta limitada ou por um período limitado de tempo. Nesta fase, é importante imitar o processo real, tanto quanto possível. Para isso, convide clientes e todos os membros da sua equipe. Como eles usarão o produto, seus comentários são importantes. Mantenha as linhas de comunicação abertas para combater qualquer problema e manter-se atualizado.
Avaliação precisa é a chave aqui. Pode ser uma boa ideia criar um sistema que mostre como cada provedor corresponde aos seus requisitos. Juntamente com sua equipe, classifique cada provedor usando notas (1 a 10) ou adjetivos (bom, ruim, médio). Dessa forma, a escolha se torna óbvia.
Não se esqueça de verificar novamente a segurança dos dados. Isso é importante principalmente se você estiver trabalhando com clientes externos. Além do impacto negativo na entrega do projeto, violações de dados podem resultar em perda de confiança das partes interessadas ou clientes. Além disso, é importante fazer o teste por tempo suficiente para ver se é realmente um bom ajuste. Certifique-se de que a nova solução se adapte ao seu estilo de trabalho, hábitos e necessidades.
Etapa 4: avalie custos
Antes de tomar a decisão final, considere os custos para diferentes fornecedores de gerenciamento de projetos. Os custos do software de gerenciamento de projetos variam de provedor para provedor. Alguns podem custar menos, enquanto soluções complexas de ERP podem ter um custo mais elevado. Além disso, considere o que seria uma boa solução de pagamento. A assinatura é a melhor opção para você? Ou os pagamentos trimestrais seriam uma solução melhor?
Ao pesar custos, pode ser uma boa ideia verificar também os custos de implementação e adoção. O investimento será totalmente justificado? Se uma solução levar muito tempo para ser implementada, o benefício que ela traz poderá se tornar nulo. Pese o custo de ter essa ferramenta versus o custo de não ter essa ferramenta. O maior erro que você pode cometer com o software de produtividade é adicionar cinco minutos de trabalho extra a cada membro da sua equipe para economizar cinco minutos. E isso não faz sentido algum.
Por último, mas não menos importante: verifique se ele o novo sistema se encaixa no estilo de comunicação e colaboração da sua equipe. Ferramentas não podem ter um impacto negativo na comunicação e colaboração internas.
Etapa 5: Implementação
Mesmo que você tenha selecionado e assinado um fornecedor de software de gerenciamento de projetos, o processo ainda não acabou. Você também precisa implementá-lo. O software de gerenciamento de projetos não é apenas para o gerente de projetos, é para a equipe. Descreva um plano que mostre como sua equipe começará a usar as novas soluções. Pode ser uma boa ideia agendar sessões de treinamento, se necessário. Além disso, verifique se você possui todas as ferramentas necessárias, se as integrações foram concluídas e se todos os documentos importantes estão disponíveis na nova solução.
Além disso, como gerente de projetos, não se esqueça de dar o exemplo. Use a nova solução, tanto quanto possível, responda a quaisquer pergunta sobre ela. Promova os membros da equipe e as partes interessadas para integrá-lo o mais rápido possível.
Se você ainda tem dúvidas sobre esse processo, entre em contato com a Maximiza. Nossa equipe tem profissionais especializados e experientes que irão instruí-lo nas melhores opções.