O processo, em geral, inclui a contagem do dinheiro, a leitura de recibos de cartão e a verificação de que todos os valores estão batendo. Qualquer excesso ou escassez devem ser analisados. Isso garante que nenhuma quantia tenha desaparecido, ou que nenhum erro tenha sido cometido. Fazer o cálculo minucioso das entradas e saídas permite também aos operadores equilibrar precisamente as movimentações financeiras, de forma que ele sempre saiba qual a quantia existe no caixa e quanto estará disponível no dia seguinte. Ter o conhecimento desse valor é muito importante, já que não é recomendado para um caixa uma quantia expressiva, em caso de roubos, e nem um valor muito baixo, o que prejudicaria as operações com os clientes. Todas as vezes que o estabelecimento reunir um montante elevado, o responsável deve realizar a retirada e depositar a quantia em cofre ou no banco, diminuindo riscos.
Determine a melhor quantia inicial
Todo estabelecimento precisa de uma quantia apropriada para começar suas operações, logo no início do dia. No entanto, muito dinheiro em uma gaveta pode dificultar o trabalho do operador e ameaçar a segurança da equipe, sujeita a assaltos. Também não é recomendado que pouco dinheiro esteja no caixa, o que pode gerar a insatisfação do cliente. Do ponto de vista do consumidor, nada é mais irritante do que entregar uma nota de cinquenta reais e receber do funcionário a informação de que a loja não tem troco. Esse não é apenas um inconveniente para os clientes, mas também um bom motivo para impedir uma venda. Embora o valor exato varie de empresa para empresa, sempre tenha a quantia ideal acessível pela manhã. E lembre-se: notas de valor menor facilitam as transações.
Garanta que o caixa seja operado apenas um funcionário
Se muitos funcionários lidam com o mesmo caixa, a possibilidade de erro é maior. Antes do início do expediente, certifique-se de que um funcionário específico será responsável por todos os registros. Se o estabelecimento tem mais de uma caixa, defina um encarregado para cada posto. Quando funções e responsabilidades são definidas de antemão, a eficiência aumenta.
Exija que o mesmo funcionário faça o fechamento
Embora nem sempre possível, faça o máximo para que o mesmo funcionário que operou o caixa realize também o fechamento, com um supervisor acompanhando o processo. Esse procedimento deixa pouco espaço para discrepâncias no valor final. Erros pequenos são, geralmente, resultados de falhas do próprio funcionário. No entanto, se a diferença crescer rotineiramente, o supervisor deverá optar por ações disciplinares. A redução de erros deve ser foco constante da supervisão.
Determine o balanço do dia
O fim do dia – ou mês – é o momento em todo o trabalho árduo de organização vale a pena. O primeiro passo para o balanço contar o valor que entrou, incluindo cheques e recibos de cartão de crédito. Depois da soma de montantes, é preciso comparar o valor que entrou em dinheiro com a quantia que existia na gaveta no início do expediente. O valor total menos o valor de entrada deve ser exatamente igual à quantia inicial. Se os valores baterem, perfeito! Caso contrário, é hora de pegar a calculadora e procurar erros.
É importante lembrar que a conciliação bancária também é uma rotina de fechamento de caixa. Nesse sentido, cabe ao responsável verificar extratos de banco, de aplicações e possíveis empréstimos, que podem ser responsáveis por incoerências financeiras.
Guarde os rendimentos em lugar seguro
Os recebimentos em dinheiro que serão depositados em banco devem permanecer em um envelope e colocados em um cofre. É fundamental que ele esteja em área segura e isolada e que apenas o proprietário e supervisores sejam capazes de desbloqueá-lo. Esse procedimento evita dores de cabeça para todas as partes envolvidas. Investir em sistemas de alarme e câmeras é uma boa pedida para garantir ainda mais segurança.
Utilize softwares que facilitem o processo
Equipar seu estabelecimento com um software de controle de caixa pode trazer inúmeros benefícios. Os processos ocorrem de forma mais rápida, o que deixa o consumidor mais satisfeito, a chance de erros diminui e o acesso ao histórico é facilitado. Existem ainda softwares que providenciam controle sobre contas bancárias e outros títulos, unificando em uma só interface todas as informações do negócio. Vale a pena o investimento!
A principal razão para o fechamento de caixa é impedir a manipulação incorreta dos dividendos da empresa. Não importa o quão confiáveis sejam seus funcionários, é fundamental que todas as empresas, mesmo as de pequeno porte, implementem procedimentos para o tratamento de dinheiro. As práticas não só protegem o dono do negócio, mas trazem também segurança para a equipe, que não pode ser responsabilizada por eventuais desfalques. As operações devem ser executadas de forma precisa e clara, de forma que supervisores e proprietário estejam sempre cientes de tudo que acontece, com fácil acesso às informações do empreendimento. Com um controle apropriado de finanças, um negócio só pode colher bons resultados.